Zero-Install Desktop Integration

Enterprise Content Management so einfach wie nie

Stellen Sie sich vor, jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens könnte auf Dokumente aus Ihrem Enterprise Content Management (ECM) System so einfach wie nie zuvor zugreifen. Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter könnten Dokumente zahlreicher Formate in einer Vielzahl von Anwendungen finden, öffnen, bearbeiten und speichern, ohne zu merken, dass sie im ECM-System arbeiten. Ein schöner Traum? Nein, Wirklichkeit!

Genau das bietet Ihnen die WeWebU Zero-Install Desktop Integration. Sie macht die Arbeit mit ECM-Systemen zum Kinderspiel. Aus einer Vielzahl von Desktop-Anwendungen wie Microsoft Office und Adobe Acrobat, aber auch aus Open Source Programmen wie OpenOffice, nutzen Sie mit ihrer Hilfe das ECM-System intuitiv und ohne jeglichen Schulungsaufwand.

WeWebU Zero-Install Desktop Integration

Die WeWebU Zero-Install Desktop Integration exponiert Teile des ECM-Systems als sogenannte Direct Access Folder (DAF), die als Netzlaufwerk angezeigt werden. So können die Nutzer im Windows Explorer direkt durch die Ordnerstruktur des ECM-Systems navigieren und Dokumente aus dem ECM-System per Drag & Drop z.B. in andere Ordner des Windows Explorer, auf den Desktop oder in das Attachment-Feld von E-Mails schieben. Umgekehrt können sie auch Dokumente ins ECM-System ablegen, indem sie sie einfach per Drag & Drop in den DAF ziehen. Das Öffnen von Dokumenten ist genauso simpel: Die Nutzer klicken auf das Dokument im DAF im Windows Explorer und schon wird es in der jeweiligen Desktop-Anwendung geöffnet oder sie navigieren im Öffnen-Dialog einer beliebigen Desktop-Anwendung zum entsprechenden Ordner und öffnen das Dokument. Mit der Standard Speichern-Funktion der jeweiligen Anwendung werden alle Änderungen zurück ins ECM-System gespeichert. Benutzerfreundlicher und intuitiver geht es nicht!

Außerdem indizieren Nutzer neue Dokumente direkt aus Microsoft oder OpenOffice, Adobe Acrobat und vielen weiteren Desktop-Anwendungen. Leistungsstarke Suchen für Dokumente und Akten ersetzen die langwierige Navigation und das Durchklicken durchs ECM-System. Man kann sogar auf virtuelle Ordnerstrukturen zugreifen und all ihre Vorteile nutzen.

Die WeWebU Zero-Install Desktop Integration verwendet dabei ausschließlich die Standard Menüeinträge der jeweiligen Anwendung wie Öffnen oder Speichern Unter. Wichtige ECM-Funktionalitäten wie Check-Out, Check-In und Versionierung laufen automatisch im Hintergrund ab. D.h. die Endanwender werden nicht mit ECM-Begrifflichkeiten konfrontiert und können sich vollends auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Nutzer von MS Office genießen weiteren Komfort. Wenn sie ein Dokument öffnen, werden bestimmte Felder wie z.B. eine Kundennummer oder Adresse darin automatisch mit Metadaten aus dem ECM-System gefüllt. Aber auch das Indizieren neuer Dokumente wird beschleunigt, indem Feldinhalte aus Dokumenten beim Speichern als Metadaten ins ECM-System übertragen werden.

Automatisches Befüllen von Feldern in Office Applikationen mit Metadaten aus dem ECM-System

Die WeWebU Zero-Install Desktop Integration ist die weitest entwickelte und vielseitigste Desktop-Integration auf dem Markt. Sie unterstützt alle Hauptversionen und -Produkte der MS Office Suite sowie eine Vielzahl anderer häufig genutzter Desktop-Anwendungen wie Adobe Acrobat, OpenOffice und MS Document Imaging. Sie unterstützt die wichtigsten IBM ECM-Repositories nativ sowie alle CMIS-konformen ECM-Systeme wie Alfresco. Sie ist nahtlos in den WeWebU OpenWorkdesk integriert, kann aber auch unabhängig davon verwendet werden. Alternativ ist es auch einfach möglich, sie in andere ECM-Frontends einzubinden. So können Nutzer auch dort Dokumente direkt öffnen, bearbeiten und speichern.

Über ein feingranulares Rechte- und Rollenkonzept werden jedem Nutzer genau die Informationen und Funktionalitäten zur Verfügung gestellt, die er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. So ist es für alle Nutzer ohne Zusatzaufwand möglich, Dokumente im ECM-System abzulegen statt sie lokal zu speichern. Ein redundantes Speichern und das Überschreiben von Dateien werden vermieden, der Zeitaufwand für die Suche nach der aktuellen und „korrekten“ Version eines Dokuments entfällt. Die Produktivität der Mitarbeiter steigt, während gleichzeitig alle Änderungen und Versionsstände automatisch festgehalten und protokolliert werden, was die Einhaltung der Compliance sicherstellt.

Trotz dieser technischen Raffinesse ist für die Zero-Install Desktop Integration kein Rollout nötig. Weltweit einmalig kommt sie komplett ohne Client-Installation aus und vermeidet somit konsequent alle damit verbundenen Probleme samt Aufwand und Kosten. Sie fügen einfach den Link zur Zero-Install Desktop Integration einmalig zu Ihrer Netzwerkumgebung hinzu und arbeiten los mit den Dokumenten aus Ihrem ECM-System!