Vorgangsbearbeitung

Höchster Durchsatz , volle Kontrolle und dennoch größter Flexibilität

Manche Vorgänge in einem Unternehmen wiederholen sich tausendmal am Tag. Manche sind kompliziert, umfassen viele Arbeitsschritte und Beteiligte und tauchen in verschiedene Varianten auf. Genau darum geht es in der Vorgangsbearbeitung. Auf Basis von IBM FileNet BPM und Alfresco Workflow (Activiti) steigert der OpenWorkdesk die Effizienz von Mitarbeitern, Managern und Administratoren gleichermaßen und hilft, dokumentenbezogene Geschäftsprozesse zu industrialisieren.

Vorgangsbearbeitung mit dem OpenWorkdesk

Die Anwender können sich dabei voll auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren, denn in der Aufgabenliste werden die wichtigsten oder überfälligen Vorgänge hervorgehoben, sodass sie sie einfach erkennen und öffnen können. In anderen Fällen ist es hilfreich, per Knopfdruck immer den nächsten Vorgang zu öffnen. Für jeden Arbeitsschritt im Geschäftsprozess kann der OpenWorkdesk ein massgeschneiderten Formular darstellen, das nur die Informationen und Eingabefelder anzeigt, die für den jeweiligen Schritt relevant sind. Eine kurze Erklärung beschreibt, was vom Anwender zu tun ist. Neben dem Dokument, das den Prozess initiiert hat, kann das Formular auch Links zu anderen Dokumenten oder Akten enthalten, die für den weiteren Verlauf des Prozesses oder eine Entscheidungsfindung relevant sind. Durch diese tiefe Integration von Prozessen und Inhalten zusammen mit der automatischen Anzeige des entsprechenden Dokumentes  ist der Anwender schnellstmöglich umfassend informiert, ohne sich die Informationen selbst zusammensuchen zu müssen.

Managern erleichtern virtuelle Gruppenpostkörbe die Arbeit. Vorgänge aus unterschiedlichen Workflows können unabhängig von ihrem Bearbeitungsstatus in einer virtuellen Inbox angezeigt werden. Such- und Filterfunktionen erlauben es, die Sicht weiter einzuschränken und Vorgänge auszuwählen, die  z. B. zu einem bestimmten Kunden gehören oder eine gewisse Priorität haben. So ist alles unter Kontrolle und Abweichungen fallen auf, bevor sie kritisch werden.

Individuelle Formulare erleichtern ein effizientes Arbeiten

Obwohl es in der Vorgangsbearbeitung um die Unterstützung definierter Prozesse geht, sind manchmal gewisse Abweichungen oder Umwege notwendig, um den Input von jemandem zu bekommen, der normalerweise nicht in den Prozess eingebunden ist, aber gelegentlich Informationen beisteuert. Mit dem OpenWorkdesk können Vorgänge einfach an die Inbox eines anderen Nutzers weitergeleitet werden, ohne dass man das ursprüngliche Prozessdesign ändern muss. In den meisten Fällen werden Workflows automatisch von bestimmten Ereignissen ausgelöst, z. B. wenn ein neues Dokument gescannt und ins ECM-System eingestellt wird oder eine E-Mail über eine allgemeine Serviceadresse eingeht. Manchmal jedoch ist es nötig, den Prozess manuell zu starten, z. B. wenn Dokumente, die an einen Mitarbeiter persönlich gesendet wurden, individuell ins System gestellt werden. Mit dem OpenWorkdesk ist dies einfach möglich. Der Mitarbeiter kann das Dokument über die Aktenverwaltung des OpenWorkdesk aufnehmen und indizieren und dann den passenden Workflow auswählen und starten.

Mit Hilfe der OpenWorkdesk Vorgangsbearbeitung können Prozesse wie Posteingangsbearbeitung, Rechnungsprüfung, Schadensbearbeitung, Kontoeröffnungen und viele mehr beschleunigt werden. Es erhöht die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter, die in die Prozesse eingebunden sind, der Manager, die die Prozesse überwachen, und der Administratoren, die sie aufsetzen. Alles in allem ist der OpenWorkdesk das richtige Werkzeug, um Mausklicks zu reduzieren und die Effizienz in hochvolumigen Produktionsworkflows erheblich zu verbessern.