Vertragsmanagement
Die Herausforderung
Haben Sie auch schon mal eine Kündigungsfrist verpasst und einen Vertrag unbemerkt verlängert? Ist Ihnen auch schon einmal die Chance auf Neuverhandlung und bessere Konditionen entgangen? Müssen Sie Vertragsklauseln immer wieder neu formulieren oder aus alten Verträgen kopieren und haben daher keine Sicherheit bezüglich deren Konsistenz, Aktualität und letztlich rechtlichen Gültigkeit? Werden Vertragsdaten abteilungsbezogen in Tabellen, Datenbanken und ERP-Systemen verwaltet oder sogar in lokalen Dateistrukturen abgelegt? Fehlt Ihnen daher ein vollständiger Überblick über alle Verträge zu einem Geschäftspartner und über den kompletten Vertragslebenszyklus? Ist es für Sie schwierig bis unmöglich, den von beiden Vertragspartnern rechtsgültig unterzeichneten Vertrag schnell vorzulegen, falls es einmal zum Streitfall kommt? Das alles kostet Zeit und Geld und kann auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Fristen verpassen unmöglich: Alle Aufgaben werden in der jeweiligen Vertragsakte übersichtlich angezeigt.
Die Lösung: Vertragsmanagement mit OpenWorkdesk
Vertragsmanagement mit dem WeWebU OpenWorkdesk bedeutet transparentes und effizientes Erstellen, Verwalten, Überwachen und Archivieren von Verträgen aller Art und der begleitenden Geschäftskorrespondenz in einem zentralen Enterprise Content Management (ECM) System. Es schafft abteilungsspezifische Insellösungen ab, ist für verschiedene Vertragstypen und Aktensichten schnell konfiguriert und somit individuell und flexibel einsetzbar. Außerdem bietet es alle für das Vertragsmanagement benötigten Funktionalitäten. Mit nur einem Knopfdruck werden komplett neue elektronische Vertragsakten mit vorgegebener Struktur angelegt. Dabei wird automatisch eine neue Vertragsnummer generiert und auf alle neuen Dokumente dieses Vertrags angewendet. Daten wie Stammnummer bzw. Name und Anschrift des Vertragspartners werden dank einfacher Integration in Backend-Systeme überprüft oder übernommen. Ein Pool abgestimmter Vorlagen mit aktuellen Klauseln unterstützt die Sachbearbeiter bei der Erstellung von vertragsrelevanten Dokumenten. Zudem werden Felder in Microsoft Office Dokumenten mit Hilfe der OpenWorkdesk Zero-Install Desktop Integration automatisch mit Metadaten aus dem ECM-System, wie z. B. der Vertragsnummer, gefüllt. Das ist schnell und komfortabel und stellt gleichzeitig die Datenkonsistenz sicher.
Aufgaben zu einzelnen Dokumenten oder kompletten Vertragsakten werden einzelnen Sachbearbeitern oder ganzen Abteilungen zugewiesen. Diese Aufgaben werden in der Vertragsakte selbst und in den entsprechenden Postkörben angezeigt und sind über spezielle Suchen schnell auffindbar. Dies ermöglicht eine effiziente Fristenüberwachung und stellt sicher, Verträge entweder zum passenden Zeitpunkt zu kündigen oder bessere Konditionen auszuhandeln.
Oft liegen Dokumente, die zu einem Vertragsvorgang gehören, in verschiedenen Systemen vor, z. B. eingescannte Altverträge in einem elektronischen Archivsystem und neue Verträge im Bearbeitungsstatus in einem ECM-System. All diese Dokumente werden in einer einzigen Vertragsakte angezeigt. Das biete den Sachbearbeitern eine einheitliche und umfassende fachliche Sicht und erspart ihnen langwieriges Suchen. Aber auch Suchen, falls überhaupt nötig, sind systemübergreifend und alle gefundenen Dokumente oder Akten werden in einer einzigen Trefferliste angezeigt. Im Normalfall ist es schwierig, alle Dokumente aus verschiedenen Systemen einheitlich darzustellen. Nicht beim Vertragsmanagement mit OpenWorkdesk! Sein Advanced Document Viewing bietet genau das. Außerdem generiert es Vorschaubilder, die in den Trefferlisten angezeigt werden und so ein schnelles und komfortables Auffinden bestimmter Dokumente ermöglichen.
Das Rollenkonzept des WeWebU OpenWorkdesk garantiert, dass im Vertragsmanagement jedem Sachbearbeiter immer nur die Informationen und Funktionen angezeigt werden, die er benötigt. Exakt an die Rolle angepasste Sichten auf den Daten- und Dokumentenbestand machen ein umständliches Navigieren unnötig und erhöhen die Datensicherheit. Zum Beispiel erstellen die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung anhand von Vorlagen neue Lieferantenverträge und legen sie direkt in der Akte des jeweiligen Lieferanten ab. Die Mitarbeiter im Controlling wiederum sehen diese Verträge im Ordner „Neue Einkaufsverträge“ und bekommen so einen schnellen Überblick über alle aktuellen Aktivitäten. Die Sichten „Demnächst auslaufende Verträge“ und „Alle Verträge eines Lieferanten“ unterstützen alle Sachbearbeiter außerdem beim Anstoßen von Neu- bzw. Nachverhandlungen.
Im WeWebU OpenWorkdesk sind Applikationen und ECM-Systeme voneinander getrennt, was Investitionsschutz und Zukunftssicherheit garantiert. Zudem kommt er ganz ohne Installation auf dem Client aus. Gerade bei Organisationen mit dezentralen Strukturen sinken so Projekt- und Administrationskosten. Die Nähe zum Vertragspartner und ein rascher Rollout gehen so mit dem Vertragsmanagement auf Basis des WeWebU OpenWorkdesk Hand in Hand.
