Migrationen

Bringen Sie Applikationen, Dokumente und Metadaten sicher in Ihre neuen ECM-Systeme.

Über die Jahre ist in vielen Organisationen eine heterogene ECM-Infrastruktur bestehend aus unterschiedlichen Systemen entstanden. Die Gründe sind vielfältig; vielleicht haben Fusionen und Übernahmen neue Firmen und ECM-Systeme gebracht, vielleicht betrieben einzelne Abteilungen oder Tochterunternehmen eigene Systeme. Die negativen Effekte und Nachteile liegen auf der Hand: Obwohl es möglich wäre, mit Applikationen basierend auf dem OpenWorkdesk auf die verschiedenen Systeme zuzugreifen, würden die Daten und Dokumente weiterhin an unterschiedlichen Speicherorten verbleiben. Außerdem ist das Erstellen konsolidierter Sichten mit Aufwand verbunden. Darüber hinaus sind auch die Administrationsaufwände und Wartungskosten auf diese Weise viel zu hoch, weil sie für jedes System anfallen. Deshalb ist es oft anzuraten, die unterschiedlichen Systeme auf einer zentralen Plattform zu konsolidieren.

Manchmal kann es notwendig sein, eines oder mehrere bestehende ECM-Systeme auf ein komplett Neues umzuziehen, da eine Konsolidierung alleine nicht ausreicht. Viele Organisationen müssen migrieren, weil entweder die derzeit eingesetzte Software, Hardware oder sogar beide am Ende des Produktlebenszyklus stehen und die Wartung ausgelaufen ist. Weitere Faktoren, die für die Migration auf ein neues System sprechen, sind neue Anforderungen hinsichtlich Funktionalität, Performanz, Bedienbarkeit, Sicherheit, Datenvolumen und verteiltem Zugriff, die vom Altsystem nicht erfüllt werden können. Schließlich und endlich können der Einsatz und die Wartung eines neuen Systems mit einem neuen Lizenzmodell, das besser zu den Bedürfnissen der Organisation passt, auch kostengünstiger sein als am Altsystem festzuhalten.

Natürlich ist die Migration von Dokumenten und Daten von einem alten zu einem neuen ECM-System nicht so einfach wie das Kopieren von Daten von einer alten auf eine neue Festplatte. Viele Punkte sind zu beachten und viele Fragen zu klären. Eventuell müssen nicht alle Dokumente migriert werden – einige können vielleicht im Altsystem verbleiben und ausgesondert werden. Dazu muss festgelegt werden, welche Dokumente migriert werden sollen. Da diese Dokumente besonders wichtig sind, sind mehrere Maßnahmen erforderlich, um die Ausfallsicherheit des Migrationsprozesses sicherzustellen und die Vorgaben zur Dokumentensicherheit einzuhalten. Des Weiteren müssen die Dokumente verifiziert und ihre Echtheit garantiert werden. In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, die Dokumente während der Migration in neue Dateiformate zu konvertieren, z. B. von TIFF nach PDF/A. Neben den Dokumenten müssen auch Metadaten und Zugriffsrechte migriert werden. Dazu müssen diese vom alten System, in vielen Fällen auch von Datenbanken abgerufen und in Strukturen umgewandelt werden, die zum neuen System passen. Schließlich müssen nach einer erfolgreichen Migration Dokumente, Authentifizierungsinformationen, Metadaten und Zugriffsrechte in das neue System geschrieben und die zugehörigen Dokumente im Altsystem als „migriert“ markiert werden. Vor allem sollten die Ausfallzeiten des Systems so kurz wie möglich gehalten und der fortlaufende Betrieb sichergestellt sein.

WeWebU kann Sie bei Ihrem nächsten Migrationsprojekt – das früher oder später anstehen wird – in verschiedener Hinsicht unterstützen.

• Unsere erfahrenen Berater werden eine Migrationsstrategie auf Basis Ihrer Anforderungen, Dokumentenvolumina sowie dem Ursprungs- und Ziel-ECM-System definieren.
• Im Projekt garantiert eine Reihe von Werkzeugen, die sich in vielen erfolgreichen Migrationsprojekten bewährt haben, die performante und sichere Umsetzung der definierten Strategie.
• Vor, während und nach der Migration können Applikationen, die auf dem OpenWorkdesk basieren, Zugriff auf die Dokumente aus dem alten wie aus dem neuen ECM-System aus einer einheitlichen Arbeitsumgebung bieten und den fortlaufenden Betrieb sicherstellen.