Für die Personalabteilung
Einfacher Zugriff auf Personaldokumente für Mitarbeiter der Personalabteilung, Manger und Angestellte.
In der Personalabteilung ist es besonders wichtig, dass Daten und Dokumente ebenso sicher wie effizient abgelegt werden. Kein Problem mit den benutzerfreundlichen Applikationen des WeWebU OpenWorkdesk, der einfach bedienbare und umfangreiche Funktionalitäten im Web 2.0 Look und eine einheitliche Benutzeroberfläche für ein einziges oder viele verschieden Enterprise Content Management (ECM) Systeme und Fachanwendungen bietet.
Gefundene Personalkaten können direkt in der Trefferliste bearbeitet werden
Alle berechtigten Mitarbeiter eines Unternehmens – selbst einzelne Angestellte – können damit bequem und schnell via Webbrowser auf Dokumente, Akten und Mitarbeiterdaten zugreifen. Intuitiv und ohne großen Einarbeitungsaufwand. Langwierige Aktensuchaufträge und Transportzeiten entfallen. Tastaturkürzel, Kontextmenüs, Inline-Editing von Metadaten und Dokumentenimporte per Drag & Drop ermöglichen ein schnelles und effektives Arbeiten mit kritischen Personaldaten. Standardisierte und konfigurierbare Workflows, z. B. zur Bearbeitung von Bewerbungen oder Vertragsvorschlägen, erhöhen den Durchsatz und verbessern gleichzeitig die Auskunftsfähigkeit. Die Mitarbeiter der Personalabteilung haben schnell alle benötigten Informationen zur Hand und können den Bewerber so schnell auf den neusten Stand bringen. Wenn ein Bewerber anruft, kann der Sachbearbeiter den zugehörigen Vorgang mit Hilfe des Bewerbernamens oder der Bewerbungsnummer schnell finden. Direkt aus dem Vorgang heraus hat er außerdem Zugriff auf die Akte des Bewerbers, denn Prozesse und Inhalte sind im WeWebU OpenWorkdesk eng miteinander verbunden. Bewerber erhalten so schnell Auskunft über den aktuellen Stand der Bearbeitung. Die Produktivität der Mitarbeiter steigt, genauso wie das Vertrauen der Bewerber ins Unternehmen.
Durch einen einzigen Knopfdruck werden neue Bewerberakten mit einer individuell vorgegeben Struktur angelegt. Das Generieren einer neuen Bewerbungsnummer, die automatisch auf alle neuen Dokumente dieses Bewerbers angewendet wird, ist ganz einfach. Mittels einfacher Integration in Backend-Systeme können Daten wie z. B. die Bewerbungsnummer, Namen und Anschrift des Bewerbers übernommen werden. Die Komponente Zero-Install Desktop Integration ermöglicht sogar, Felder in MS Office Dokumenten mit Metadaten wie der Kundennummer aus dem ECM-System zu füllen. Das ist schnell und komfortabel und stellt gleichzeitig die Datenkonsistenz sicher. Manager können die Beurteilungsbögen in der Bewerberakte direkt und bequem in ihrer gewohnten Office Umgebung aktualisieren. Aufgaben können sowohl Dokumenten als auch Akten zugewiesen werden. So wird sichergestellt, dass keine Fristen verpasst und Bewerbungen in angemessener Zeit bearbeitet werden.
Sobald der glückliche Bewerber angestellt wird, wird die Bewerberakte per Knopfdruck in eine Mitarbeiterakte mit anderen Zugriffsrechten und weiteren Ordnern umgewandelt. Falls die Bewerbung – aus welchen Gründen auch immer – abgelehnt wird, erfolgt eine Markierung der Bewerberakte und aller zugehörigen Dokumente für die fristgerechte Löschung nach der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit.
Die Personalabteilung arbeitet mit besonders sensitiven Dokumenten. Deshalb kann es erforderlich sein, dass die Dokumente direkt am Arbeitsplatz des Personalers statt in der zentralen Posteingangsstelle eingescannt werden. Die OpenWorkdesk Zero-Install Desktop Integration ermöglicht genau das, wenn ein moderner TWAIN Desktop Scanner verwendet wird. Das Dokument wird direkt am PC des Personalmitarbeiters gescannt, indiziert und ins ECM-System gespeichert. Es bleibt noch nicht einmal eine lokale Kopie zurück.
Es ist sogar möglich, Dokumente aus verschiedenen ECM-Systemen zu kombinieren, z. B. lassen sich monatliche Gehaltsabrechnungen aus dem IBM Content Manager OnDemand (CMOD) und individuelle Vertragsanlagen im Bearbeitungsstatus aus dem IBM Content Manager (CM8) in einer einzigen Mitarbeiterakte anzeigen. Auch föderierte Suchen, die Dokumente aus verschiedenen Systemen finden, können definiert werden. Im Normalfall ist es schwierig, all diese Dokumente aus den verschiedenen Systemen einheitlich darzustellen. Nicht im OpenWorkdesk! Seine Advanced Document Viewing Komponente garantiert genau das. Außerdem generiert sie Vorschaubilder (Thumbnails), die in den Trefferlisten angezeigt werden und ein schnelles und komfortables Erkennen bestimmter Dokumente ermöglichen.
Das Rollenkonzept des WeWebU OpenWorkdesk garantiert, dass jedem Nutzer immer die relevanten Informationen und nur die Funktionen angezeigt werden, die er aufgrund seiner Rolle im Unternehmen benötigt. Exakt an die Rolle angepasste Sichten auf den Daten- und Dokumentenbestand lassen umständliches Navigieren vergessen und erhöhen die Datensicherheit. Zum Beispiel sehen die Mitarbeiter der Personalabteilung alle Mitarbeiterakten, während Manager nur die Akten ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter sehen. Es ist sogar möglich, bestimmte Unterordner vor Managern zu verbergen, wenn diese z. B. sensible Dokumente zum Gesundheitszustand des Mitarbeiters enthalten. Auch die Angestellten selbst können während der jährlichen Bewertungsgespräche Zugriff auf ihre Bewertungsbögen erhalten und ihre Kommentare direkt über die gewohnten Microsoft Office Produkte anfügen. Da die Dokumente im ECM-System gespeichert sind und so alle Versionen erfasst werden, sind ein Überschreiben oder die Manipulation ausgeschlossen.
Falls Software as a Service (SaaS) Dienstleister auf Basis des OpenWorkdesk Personalapplikationen anbieten, garantiert seine Mandantenfähigkeit, dass jeder Nutzer nur Zugriff auf die Funktionen, Daten und Dokumente hat, die er aufgrund seiner Rolle und Zugehörigkeit zu einem Unternehmen benötigt. Dadurch ist das Höchstmaß an Daten- und Dokumentensicherheit selbst für kleine Organisationen sichergestellt. Natürlich zeigt sich der OpenWorkdesk jeweils im Design des entsprechenden Kunden. Durch einen Mix aus zentraler und dezentraler Administration lassen sich dabei gleichzeitig Betriebskosten sparen.
Im WeWebU OpenWorkdesk sind Applikationen und ECM-Systeme voneinander getrennt, was Investitionsschutz und Zukunftssicherheit garantiert. Zudem kommt er ganz ohne Installation auf dem Client aus. Gerade bei zahlreichen Filialen oder externen Personalberatern sinken so Projekt- und Administrationskosten. Flexibilität und rascher Rollout gehen so mit dem WeWebU OpenWorkdesk Hand in Hand.
