Aktenverwaltung

Ordnung statt Chaos

Die elektronische Aktenverwaltung ist das Kernstück des OpenWorkdesk. Damit lassen sich Inhalte genau so organisieren, wie sie die Anwender zum effizienten Arbeiten benötigen. Durch Konfiguration können für die unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen maßgeschneiderte Ordnerstrukturen bzw. Aktenpläne erstellt und diese mit Hilfe des OpenWorkdesk Rollen-Managers den Anwendern der jeweiligen Abteilungen bereitstellt werden.

Aktenverwaltung mit dem OpenWorkdesk

Virtuelle und semi-virtuelle Ordner gruppieren Dokumente entsprechend der geschäftlichen Anforderungen unabhängig von der eigentlichen Ablagestruktur im zugrundeliegenden ECM-System. Es ist sogar möglich, Dokumente aus verschiedenen ECM-Systemen in ein und derselben Akte anzuzeigen. So lässt sich beispielsweise eine Kundenakte erstellen, in der in einem Ordner die verschiedenen Versionen eines Vertrags anzeigt werden, die in einem IBM FileNet P8 System abgelegt sind, und in einem anderen Ordner die Ausgangsrechnungen aus einem IBM Content Manager on Demand Archiv. Für den Anwender spielen die verschiedenen Speicherorte keine Rolle. Das Deckblatt der Akte zeigt die wichtigsten Eigenschaften auf einen Blick, z. B. die Kundennummer und den Namen oder auch den Zahlungsstatus aus einem ERP-System.

Auf wichtige Dokumente oder Ordner wird der Anwender automatisch aufmerksam gemacht, denn sie sind nach konfigurierbaren Regeln in den Trefferlisten hervorgehoben. Beispielsweise können Dokumente, die innerhalb der nächsten zwei Wochen fällig werden, gelb und die bereits überfälligen rot markiert werden.

Via Drag & Drop fügt der Anwender ganz einfach ein oder mehrere Dokumente zu einer Akte hinzu und wird beim Indizieren von verschiedenen Funktionalitäten des OpenWorkdesk unterstützt. Es ist zum Beispiel möglich, einige Indexwerte wie die Kunden- oder Vertragsnummer aufgrund des Zielordners vorzubelegen oder die Indexwerte eines Dokuments aus einem Stapel an die anderen vererben zu lassen. Man kann auch einen ganzen Dokumentenstapel auf einmal mit denselben Indexwerten ablegen. Je nach Dokumentenklasse können maßgeschneiderte Seiten zur Indizierung definiert werden, die auch das Arbeiten mit langen Listen von Indizes erleichtern. Das automatische Anzeigen von Dokumenten, sobald sie hinzugefügt sind (auch auf einem zweiten Monitor), spart ebenfalls Klicks und Zeit.

Hinzufügen von Dokumenten via Drag & Drop

Das Erstellen einer neuen elektronischen Akte ist genauso einfach. Per Knopfdruck erzeugt der OpenWorkdesk eine komplette vordefinierte Ordnerstruktur, z. B. eine Personalakte mit allen relevanten Unterordnern. Alles ist eindeutig, nichts kann vergessen werden. Falls nötig erstellt der OpenWorkdesk eine eindeutige Aktennummer und weist sie der neuen Akte zu. Alternativ kann die Nummer aus einem anderen Backend-System abgerufen werden. Es ist möglich, Vorgänge sowohl Dokumenten als auch Ordnern zuzuweisen und sich alle vorhandenen Vorgänge einer Akte und der enthaltenen Dokumenten auflisten zu lassen.

Die Kombination all dieser Features zusammen mit der mächtigen Rollenverwaltung wandeln die grobe technische Sicht auf die Dokumente, die in einem oder mehreren ECM-Systemen gespeichert werden, zu einer geschäftsorientierten Sicht, die den Anwendern hilft, ihre alltäglichen Aufgaben sehr effizient zu erledigen. Mit der Aktenverwaltung des OpenWorkdesk lässt sich eine Vielzahl an Lösungen erstellen – von einfachen Aktenlösungen oder Applikation zur Weiterleitung von Dokumenten bis hin zu komplexen Lösungen zum Vertragsmanagement oder der Verarbeitung von Eingangspost.